ORTAKLIKLARDA İÇ KONTROL SİSTEMİ
İç kontrol sistemi; ortaklık faaliyetlerinin verimliliğinin ve etkinliğinin, finansal ve idari konulara ait bilgilerin güvenilirliğinin ve zamanında elde edilebilirliğinin sağlanmasını; ortaklık faaliyetlerinin ilgili mevzuata, esas sözleşmeye, izahnameye uygun yürütülmesini; hata, hile ve usulsüzlüklerin önlenmesini ve tespitini; muhasebe kayıtlarının doğru ve eksiksiz olmasını ve finansal bilgilerin doğru ve güvenilir olarak zamanında hazırlanmasını temin etmek amacıyla uygulanan esas ve usullerdir.
İç kontrol esas ve usulleri;
a) Ortaklık faaliyetlerinin kanuni düzenlemelere, ortaklığın işlev, amaç ve konusuna, esas sözleşmeye ve izahnameye uygun olarak yapılmasını,
b) Ortaklık adına yapılan işlemlerin genel ve özel yetkilere dayalı olarak gerçekleştirilmesini, mevzuata ve sözleşmelere uygun olarak yapılmasını, ortaklık işlemleri için gerekli belgelerin düzenlenmesini,
c) Ortaklık muhasebe, belge ve kayıt düzeninin etkin bir şekilde işlemesini,
ç) Usulsüzlüklerden ve hatalardan kaynaklanan risklerin asgariye indirilebilmesi için risklerin tanımlanmasını ve gerekli önlemlerin alınmasını,
d) Ortaklık personelinin kendi adına yaptıkları işlemlerin ortaklık ile çıkar çatışmasına yol açacak nitelikte olup olmadığının tespitini,
e) Ortaklık tarafından yapılan harcamaların belgeye dayalı ve piyasa rayicine uygun olup olmadığının tespitini,
f) Ortaklık portföyünün değerlemesinin, ortaklık birim net aktif değerinin belirlenmesinin ve portföy oranlarının ilgili mevzuata, esas sözleşmeye ve izahnameye uygunluğunun kontrolünü sağlayacak şekilde oluşturulur.
Ortaklıkların oluşturdukları iç kontrol sistemlerine ilişkin tüm politika ve prosedürlerini yazılı hale dönüştürmeleri zorunludur. İç kontrol sistemlerine ilişkin yazılı prosedürlerin kabulü ve yürürlüğe konulması için ortaklık yönetim kurulunun kararı şarttır.
Ortaklık yönetim kurulu; kendisine bağlı icracı birimler bulunmayan üyelerinden birini “İç Kontrolden Sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi” olarak belirler. İç kontrolden sorumlu yönetim kurulu üyesi;
a) Ortaklık iç kontrol sisteminin düzenlemelere, meslek kurallarına ve yazılı prosedürlere uygun çalışması, doğabilecek risklerin tespiti ve yönetilmesine ilişkin çalışmalar yapar ve yönetim kurulunu bilgilendirir.
b) Kurul düzenlemeleri ve ortaklık politikaları çerçevesinde kabul edilebilir risk düzeylerini belirler, iç kontrol politikaları ile prosedürlerinin hazırlanmasından ve yönetim kurulunun onayına sunulmasından sorumludur.
c) İç kontrol hedeflerinin uygunluğu, kontrol sonuçlarının izlenebilirliği, kontrol faaliyetinin bağımsız ve nesnel olarak sürdürülmesi ve güvenilirliği konularından sorumludur.
İç kontrol sistemi kapsamındaki faaliyetler ortaklık yönetim kurulu tarafından atanan iç kontrolden sorumlu personel tarafından yürütülür. İç kontrol personeli iç kontrolden sorumlu yönetim kurulu üyesine bağlı olarak faaliyet gösterir. Bu personelin Sermaye Piyasası Faaliyetleri İleri Düzey Lisansına sahip olması ve ortaklıkta Kurulun Seri:IV, No:41 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa Tabi Olan Anonim Ortaklıkların Uyacakları Esaslar Hakkında Tebliğinin 8 inci maddesinin birinci fıkrası uyarınca yapılacak görevlendirme dışında başka bir görev üstlenmemesi gereklidir.
Ortaklıkların iç kontrol faaliyetleri, tespit edilen risklerin de izlenmesine olanak verecek şekilde günlük faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası olarak düzenlenir ve sürdürülür.
Ortaklığın her seviyedeki personelinin yetki, görev ve sorumlulukları ile iş akış prosedürleri belirlenerek yazılı hale getirilir ve personele imza karşılığında teslim edilir. Aynı şekilde personelin görev, yetki ve sorumlulukları ile iş akış prosedürlerindeki değişiklikler de personele imza karşılığında teslim edilir.
Tespitleri ve denetleme sonuçlarını ihtiva eden raporlar iç kontrolden sorumlu yönetim kurulu üyesi tarafından yılda en az 2 kere ortaklık yönetim kuruluna intikal ettirilir ve bu raporlar yönetim kurulu tarafından gerekli tedbirleri içerecek şekilde karara bağlanır. Bu raporların en az 5 yıl süre ile ortaklık nezdinde saklanması zorunludur. Kaynak: SPK
Yorumlar kapalı.